نکاتی که در طراحی یک منوی صوتی در مراکز تلفن ویپ باد در نظر گرفت پشتیبانی VOIP

نکاتی که در طراحی یک منوی صوتی در مراکز تلفن ویپ باد در نظر گرفت پشتیبانی VOIP

نکاتی که در طراحی یک منوی صوتی در مراکز تلفن ویپ باد در نظر گرفت پشتیبانی VOIP

منوی صوتی یکی از نقاط قوت هر کسب و کاری می باشد بنابراین طراحی آن باید به گونه ای باشد که نشان دهنده ی مزیتهای کسب و کار شما باشد.

همانطور که می دانید انطباق IVR با نوع خدمات کسب و کار شما بسیاز مهم می باشد و باید ارتباط با واحد مورد نظر مشتری در کمترین زمان ممکن امکان پذیر باشد زیرا در غیر این صورت با نارضایتی مشتری همراه خواهد بود.

همچنین باید توجه کنید که امروزه به دلیل استفاده از سیستم های تلفنی تحت وب تعریف منوی صوتی بسادگی امکان پذیر شده است که همین امر سبب شده تا نحوه ی طرای این منوی صوتی کمتر مورد توجه کسب و کارها قرار گیرد .

ما در این مقاله قصد داریم تا شما را با نکاتی که در طراحی یک منوی صوتی مهم و ضروری هستند آشنا کنیم با ما همراه باشید.

1- پیچیده نبودن منوی صوتی.

IVR ی که شما طراحی می کنید نباید پیچیده باشد و تا حد امکان باید ساده طراحی شود.

منوی طراحی شده باید حداکثر 3 یا 4 گزینه داشته باشد تا مشتری را گیج نکند و قرار دادن گرینه های متفاوت و بیش از حد باعث نارضایتی مشتری خواهد شد بنابراین تا جای ممکن سعی کنید از گزینه های کمتر و ساده تر استفاده کنید.

2- قرار دادن گزینه های پر کاربرد در ابتدای لیست .

گزینه های که کاربرد بیشتری دارند و تماس های دریافتی بیشتری را نیز دارا می باشند در ابتدای لیست IVR خود قرار دهید تا مشتری یا تماس گیرنده در مدت زمان کمتری به واحد مربوطه متصل شود.

3- استفاده از پیغام های صوتی کوتاه.

تا جای ممکن سعی کنید پیام صوتی ضبط شده کوتاه باشد و همچنین کلمات واضح بیان شود.پیشنهاد ما به شما این است که در صورت امکان پیام صوتی را در استودیو ضبط کنید.

4- پرهیز از سکوت در منوی صوتی.

در صورت وجود سکوت در منوی صوتی ممکن است این گمان را برای تماس گیرنده به همراه داشته باشد که تماس قطع شده است بنابراین از وجود سکوت در منوی صوتی جدا خودداری کنید. می توانید در زمان انتظار تماس گیرنده موزیک پخش کنید.

5-فراموش نشدن  امکان برقرای ارتباط مستقیم .

فراموش نکنید که ارتباط مستقیم یا ارتباط با اپراتور را در منوی صوتی خود قرار دهید زیرا ممکن است تماس گیرنده قادر به انتخاب گزینه های موجود در منوی گفته شده نشود و یا نیاز به صحبت مستقیم داشته باشد.

6- مشخص کردن نوع سرویس دهی خود در ساعات غیر کاری.

شما باید این امکان را فراهم کنید تا تماس گیرنده بتواند در ساعات غیر کاری نیز حداقل نیازهای خود را رفع کند بنابراین از اعلام پایان ساعات کاری خودداری کرده و سعی کنید گزینه هایی مانند صندوق صوتی، دریافت خودکار اطلاعات مورد نیاز و یا معرفی کانال های ارتباطی ثانویه را درمنوی خود قرار دهید.

7-فراموش نکردن امکان پخش مجدد.

پخش مجدد پیام صوتی به تماس گیرنده این امکان را می دهد تا در صورت انتخاب نکردن گزینه مورد نظر خود از قطع تماس و شماره گیری مجدد خودداری کند .

همچنین شما باید در منوی صوتی خود قابلیت بازگشت از شاخه ها به شاخه اصلی را نیز در نظر بگیرید.

کارشناس ارشد مهندسی نرم افزار - بعد از اتمام دوره ماکروسافت و سیسکو و اخذ مدارک بین المللی در این حوزه شروع به فعالیت کردم
ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.